BRYENNE KAY
Tableau de bord analytique
En production dans une entreprise japonaise de B2B IT, il s’agit d’une plateforme de visualisation de données opérationnelle pour les utilisateurs internes hautement qualifiés qui fait économiser du temps et améliore les stratégies.
Situation
Entreprise
LeadPlus
L'année lancé
2022
Mon rôle
Conceptrice de produits, chercheuse
Bref
L'équipe de service a géré jusqu'à 100 comptes clients dans cette entreprise. Ces comptes géraient des publicités et des services en ligne par Google, Yahoo et Facebook. Les clients affectaient de multiples budgets différents à leurs publicités en fonction de l'emplacement géographique, du matériel promotionnel, de l'heure de la journée, de la saison, de la plateforme médiatique, etc. Chaque jour, un membre de l'équipe de service vérifiait les comptes (jusqu'au 100 !) qui lui sont attribués et ajustait les paramètres sur Google, Yahoo, et Facebook pour optimiser la performance de la publicité. Quand l'entreprise a commencé, ce n'était pas un gros problème car il y avait peu de comptes. Comme elle a grandi, cette tâche a pris une grande partie de la journée de l'équipe de service. Un autre problème : il n'y avait pas de façon centralisée ou cohérente pour effectuer cette tâche. Chaque membre de l'équipe de service avait une méthode ou une solution de rechange différente pour s'assurer de pouvoir gérer le rendement de tous les comptes. Comme on peut l'imaginer, certaines solutions de rechange ont été plus efficaces que d'autres.
Processus de design
Un aperçu du projet au sein de l'équipe du début à la fin
Cette fonctionnalité a commencé bien avant le lancement du projet, car elle était fortement demandée par l'équipe de maintenance. En cas de dépassement ou de sous-utilisation du budget, les conséquences pour le client (et donc sa confiance en l'entreprise) peuvent être très importantes. Nous devons communiquer efficacement entre nous pour régler ces problèmes. Le chef de produit et moi avons souvent parlé aux membres de l'équipe de service, examiné leur flux de travail et pris note des incidents antérieurs de dépassement ou de sous-utilisation du budget. Les parties prenantes, le gestionnaire de projet et moi-même confirmons les exigences opérationnelles et continuons à communiquer avec l'équipe de service au sujet de leur flux de travail et de leurs besoins.
Ce projet a nécessité beaucoup d'échanges avec le développeur pour plusieurs raisons techniques. D’une part, c'était la première fonctionnalité créée avec React sur cette plateforme, le reste de la plateforme ayant été réalisé avec Django. c'était aussi le premier projet du dev sur cette plateforme après une refonte significative du système sur la structure du backend. j'ai rapidement présenté toute les propositions de changement de conception au promoteur pour vérifier si nous avions les ressources disponibles. Comme pour tous les projets, il y a eu des validations, des essais, des commentaires, des itérations, et quelques exigences ont été ajoutées après le début du développement.
Recherche, outils & méthodes
La communication et la collaboration sont essentielles pour concevoir avec succès un outil aussi efficace
Dans ce projet, j'ai commencé avec beaucoup de communication d'équipe et de recherche de bureau. Heureusement, il y avait beaucoup de documentation sur les problèmes, dont ceux causés par l’inefficacité. Après des interviews et des confirmations d’exigences, j'ai créé des croquis papier que j'ai rapidement vérifié avec le dev en cas de possible limitation technique. Sur la base de ces suggestions, j'ai renforcé la fidélité du wireframe à Figma et testé les maquettes résultantes dans Maze. Enfin, j'avais un prototype de Figma approuvé par les parties prenantes pour le développement.
Le défi et les objectifs
Quel est le défi? Créer un espace unique où les membres de l'équipe de service peuvent voir le rendement de leurs comptes par ordre de nécessité de régler les problèmes rapidement. Cela a un effet immédiat sur le temps que les membres de l'équipe de service peuvent consacrer à leurs autres tâches. Plus important encore, cela a un impact important sur les performances publicitaires dans l'entreprise. Si les problèmes peuvent être repérés plus rapidement, les clients peuvent dépenser leur budget plus efficacement et faire confiance à l'entreprise pour gérer les comptes et la fidélisation des clients s’améliorera.
Les IPC pour ce projet comprennent : -
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Réduire le temps consacré à la tenue des comptes
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Améliorer les mesures de rendement
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Supprimer les flux de travail individuels et les solutions de rechange
Déroulement du projet
Jamais linéaire, toujours en apprentissage.
Dans chaque start-up, il y a un million de caractéristiques et de priorités changeantes. Une des forces de cette entreprise était sa nature agile et sa réactivité aux propositions. J’ai recueilli tous les messages de l’équipe Slack qui discutaient de leurs points faibles, ce que je pourrais aider à éclairer le coup d’envoi. Le GP et moi avons travaillé en étroite collaboration pour interviewer les membres de l’équipe et examiner les exigences. Les développeurs et moi-même étions en communication constante pendant le développement, qui se passait souvent avec la conception.
Collecter des info
Kick-off
Enquêter
Atelier
Dev agile
Déployer
Itérer
Entrevues avec les utilisateurs : Comment l'équipe de service peut-elle se sentir plus efficace et moins dépassée?
L'équipe des ventes utilisera ce tableau de bord du rendement pour faciliter la communication avec les clients. De plus, l'équipe Produits et Ingénierie l'utilisera également pour résoudre et corriger tout problème technique. Cependant, les principaux utilisateurs de cette fonctionnalité sont l'équipe de service, donc le chef de produit et moi commençons par les interviewer. Avec leur permission, nous enregistrons leurs écrans pour voir comment vérifier 5 comptes pour avoir une idée de leur flux de travail. Après cela, nous leur parlons de leur processus, des points sensibles, et nous espérons une solution possible. Nous voyons une énorme variation dans la façon dont les gens gèrent les comptes, mais une chose est commune : cela prend la majorité de leur journée de travail. Actuellement, il n'y a aucun moyen de savoir rapidement quelles annonces de compte fonctionnent bien ou pas. Il y a tellement de facteurs externes et internes qui affectent les annonces en ligne que c'est souvent un jeu de devinette, qui fait perdre beaucoup de temps.
Constatations communes aux entrevues avec les membres de l'équipe de service :
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voir tous leurs comptes en un coup d’œil, du pire au meilleur
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vérifier si les comptes sont en dépassement ou en deçà des budgets - filtrer par ICP et alertes importants
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filtrer par les membres de l'équipe de vente et de service (grâce à la collaboration en gestion de comptes)
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créez des hyperliens vers les comptes pour qu'ils soient à un clic d'être corrigés
Fait amusant : personne n’aime les feuilles de calcul plus que l’équipe de service
Fun fact: no one loves spreadsheets more than the service team
L'efficacité, la clarté et le contrôle de personnalisation répondront aux besoins des utilisateurs et permettront de gagner du temps
Flux d'utilisateurs : un chemin clair pour que les utilisateurs atteignent facilement leurs objectifs
Identifier les parcours des différents utilisateurs pour différents types d'utilisateurs
Après avoir passé en revue les exigences commerciales, les entretiens et les informations, je rédige les histoires d'utilisateurs pour l'équipe de maintenance, les équipes de vente et l'équipe Produits et Ingénierie.
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En tant que membre de l'équipe de maintenance, je souhaite me connecter à la plateforme et voir immédiatement laquelle de mes campagnes nécessite le plus d’attention afin de pouvoir prioriser et améliorer le temps dont je dispose pour optimiser les performances du compte.
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En tant que membre de l'équipe de vente, je veux être en mesure de trouver les comptes de mes clients ainsi que leurs performances. Puis l'équipe de service apporte des modifications afin que je puisse être à jour et bien informé pour mes clients.
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En tant que membre de l'équipe Produits et Ingénierie, je veux être en mesure de trier les comptes des membres de l'équipe Ventes et Service afin de pouvoir les informer si quelque chose est apparu dans les données qui nécessite une attention ou une explication.
Recherche documentaire
Recherche de types de tableaux de bord et de pratiques exemplaires qui correspondent aux équipes et aux ressources de l'entreprise
J'ai fait beaucoup de recherches sur les tableaux de bord opérationnels, analytiques et stratégiques et, avec les intervenants et le PM, j'ai convenu des exigences opérationnelles et des besoins des utilisateurs. j'ai décidé que notre situation exigeait un tableau de bord opérationnel, car il fournit des renseignements sur les activités quotidiennes d'une organisation et fait le suivi des IPC pour aider à cerner les points à améliorer.
De plus, je crée un audit compétitif rapide de tableaux de bord similaires. Google Analytics est une source d'inspiration importante dans ce cas, car elle traite d'énormes quantités de données, est hautement personnalisable et est une plateforme que l'équipe de service connaît très bien. Par rapport aux caractéristiques et des fonctions des feuilles de calcul qui ont aidé les membres de l'équipe de service, je crée mon mood board.
Wireframing & mockups
Trouver l’inspiration et faire des itérations
La personnalisation était essentielle pour ce tableau de bord. Au chargement de la page, les données immédiates chargées seraient les comptes dont ils sont responsables. Cependant, au cours de séances de rétroaction, nous avons appris qu'il y avait plusieurs cas d'utilisation où ils voudraient aller plus loin. j'ai ajouté une vue personnalisable pour les utilisateurs : ils pouvaient choisir les KPI qui leur étaient utiles et filtrer les comptes en fonction de ces KPI ou d'autres colonnes.
J'ai ajusté les wireframes que j'ai partagés avec le PM et le développeur pour m’assurer qu’ils répondaient aux exigences des intervenants. Nous avons testé les wireframes avec nos utilisateurs et nous sommes parvenus à une solide compréhension de la façon d'avancer.
Les essais et validations
Validation des concepts et des IRC
J'ai effectué des tests de convivialité et des tests A/B à Figma avec 3 membres de l'équipe. Il y avait plus de 95% de succès dans les tests donc j'ai présenté le prototype une autre fois au développeur. Après sa confirmation technique, je l'ai apporté à mon PM et il a été approuvé pour le développement par les intervenants.
Comprendre votre auditoire est essentiel pour répondre aux attentes des utilisateurs et les dépasser
Interface utilisateur : éléments de conception visuelle
Emprunter à la bibliothèque d'interface utilisateur d'une ancienne plateforme pour créer quelque chose de cohérent
Un petit historique : Cette plateforme interne existait bien avant que je ne rejoigne l'entreprise. Elle a été conçue pendant le développement par les développeurs qui écrivaient la logique de la plateforme et était visuellement incohérente. Cette fonctionnalité est unique comme elle l'était à l'époque, la première et la seule à être écrite dans React. Par conséquent, il avait beaucoup plus de flexibilité que le reste de la plateforme qui se trouvait dans Django et Python.
C'était une grande question pour moi : comment équilibrer la cohérence à travers la plateforme tout en profitant de la créativité et de la modernité de React ? S'agit-il des combinaisons de couleurs ou des composantes que j'aurais choisies pour créer un système de design? Non, mais je les ai utilisés parce que les utilisateurs les connaissaient et cela a créé de la clarté. Changer trop serait choquant pour les utilisateurs. Cette table est-elle trop encombrée et colorée ? Pas pour les utilisateurs.
Les médias japonais sont définitivement plus frequentés que le design occidental typique. La comparaison des premières pages de Google, Yahoo News et Rakuten montre la quantité d’informations recherchées par le public japonais. c'était un autre défi intéressant : comment donner toutes les informations qu’ils jugeraient critiques sans les submerger et les noyer de données. Le résultat a été la table personnalisable avec des colonnes minimales par défaut ajoutées.
De façon créative, il était incroyablement gratifiant de concevoir en collaboration avec les développeurs de nouvelles façons, au-delà de nos bibliothèques de graphiques typiques, pour afficher l'information de la meilleure façon possible pour nos utilisateurs.
Prototype final
Conception approuvée par les intervenants et soumise pour développement.
Voici les cadres du prototype final. Au bas de cette étude de cas, il y a une vidéo du flux utilisateur du point de vue d'un membre de l'équipe de service.
Le tableau de bord, maintenant en production, permet à l'équipe des opérations d’économiser plus de 100 heures par mois. Un utilisateur a dit qu'il a déjà économisé au moins 2 heures chaque jour.
Validations
Respecter les IRC, gagner du temps et économiser des ressources
Les premières séries de commentaires ont été extrêmement positives, en particulier la possibilité d'enregistrer des comptes spécifiques et de supprimer des données non pertinentes pour leurs comptes. C'est la première chose qu'ils vérifient le matin et ils n'ont plus besoin de plusieurs outils pour gérer toutes les données. En raison de certains défis techniques avec l’API Facebook qui appelle toutes les entités individuellement, ce qui conduit à un temps de chargement plutôt lent, nous devons interrompre les itérations immédiates pour permettre aux utilisateurs une meilleure occasion de l'utiliser avant d'obtenir des commentaires.
Résultats finaux et prochaines étapes
Voici une vidéo du parcours complet de l'utilisateur du point de vue d'un membre de l'équipe de maintenance.
